IT FORUM - Gamification y Storytelling
El IT Forum y el IT Forum+ son reconocidos como dos de los mayores eventos de Tecnología e Información de América Latina, reuniendo a cientos de CIOs (Chief Information Officer) y ejecutivos de las mayores empresas del sector en Brasil y siendo considerado el encuentro más eficaz en generación de leads para la industria de TI y telecomunicaciones.
En 2016, se lanzó el desafío para estimular aún más el negocio entre los participantes del evento y, en respuesta, se desarrolló una gamificación basada en un storyworld completamente dedicado a la realidad de estos CIO destacados en el mercado. El juego y la narrativa fueron meticulosamente pulidos con mecánicas y elementos que brindan mayor interacción, negocio y diálogo entre los invitados.
Toda la trama gira en torno al Tiempo, una entidad divina que los hombres quieren dominar. En la saga se creó una antigua Orden conocida como la "Orden de los Guardianes del Tiempo" con una estética Steampunk para dar vida a la fantasía y ser la encargada de gestionar el poder del Tiempo sobre las
civilizaciones humanas.
La aventura comenzó mucho antes de pisar el resort de Bahía, el lugar elegido para el evento. Cuando los ejecutivos se registraban y programaban reuniones de negocios, también elegían unirse a una de las ligas de la historia:
Gente del Mañana, Ágora del Ahora y C.A.R.E.
Cada uno representando un pensamiento sobre el dominio del tiempo. Gente de Mañana piensa que lo mejor es acelerar el Tiempo y embarcarse en el futuro, mientras que CARE quiere dedicar el Tiempo a la grandeza histórica y profunda del pasado, mientras que Ágora del Ahora cree que estos dos caminos son una pérdida de Tiempo, porque lo importante es vivir el presente y sus logros.
El viaje de fantasía en el que se embarcaron los participantes del encuentro fue desarrollado por el equipo de Storytellers Brand 'n Fiction, en colaboración con IT Midia.
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El evento contó con varias herramientas para su ejecución, incluyendo juegos de cartas, logros de insignias y habilidades y presentaciones de cutscenes (intervenciones cinematográficas populares dentro de los juegos digitales), además de activaciones realizadas por un equipo de actores que interpretaron
a los personajes del mundo ficticio interactuaron con los CIOs durante el transcurso de la trama y el juego.
A lo largo del evento se llevaron a cabo varias acciones y misiones para explorar la historia, y los participantes también recibieron videos importantes de la trama en sus teléfonos móviles. Se creó una especie de “videojuego en vivo” con varios caminos posibles, al final, al que asistieron las familias de los jugadores, se liberó el tiempo del equipo ganador.
Tras la finalización de la edición 2016 de IT Forum, todo este universo transmedia siguió creciendo durante los siguientes años, con personajes, tramas y símbolos fundando una verdadera mitología para IT Forum.
resultados: un caso de éxito
Los resultados de todos los cambios en el Foro TI fueron positivos, hubo un aumento del 16% en las reuniones de negocios con respecto al año anterior. De las 2.060 reuniones que se realizaron en promedio, el evento contabilizó 2.397, lo que significa que muchos invitados tuvieron un almuerzo rápido para poder tener reuniones adicionales, y así aprovechar mejor su tiempo y ganar más puntos en el juego.
El evento sigue reinventándose sin renunciar al Storytelling, la historia ha evolucionado para estar cada vez más dentro del universo de la tecnología. En la siguiente edición, IT Forum+ 2016, contó con una historia que giraba en torno a un hacker que intentaba destruir el tiempo aflojando sus grilletes digitales. Esta vez el aumento fue aún mayor, las reuniones subieron un 40%, de las 1.540 reuniones previstas se realizaron 2.605. El juego fue una competencia reñida y la liga ganadora se decidió solo minutos antes del gran evento de clausura.
En 2017, la historia contada fue una continuación en la que el otrora villano hacker se convirtió en protagonista. La atmósfera creada fue que las cosas pueden cambiar en cualquier momento, que es precisamente lo que sucede en la tecnología hoy en día. En ese momento, en lugar de incentivar el número de reuniones, lo más importante era la calidad de las reuniones. El objetivo era lograr que los CIO invitados siguieran la agenda al pie de la letra. La media histórica siempre ha estado en torno a las 500 citas perdidas por cliente, lo que supone una media de 2,8 citas perdidas por cliente. A pesar del número récord de asistentes, solo se perdieron 122 citas, lo que representó un promedio de solo 0,6 citas perdidas por invitado en 2017.
Según los organizadores del IT Forum, después de los cambios de estructura, el evento logró el mayor compromiso de su historia, reflejo que se sintió en las encuestas de evaluación. En 2016, por ejemplo, en el primer año del nuevo proyecto, el 100% de los invitados y el 100% de los patrocinadores
respondieron que volverían al IT Forum.
